COVID-19’un çevremizi sardığı bu şartlarda birçoğumuz işlerimizi dijital ortama taşımak zorunda kaldık. Koçlar olarak elbette bizler de işini dijital ortama taşıyanlar arasındaydık.
Özellikle son dönemde yoğun olmak üzere aslında bizler uzaktan koçluk konusunda uzmanlaştık. Eskiden sadece Skype veya Whatsapp ile görüşürken hayatımıza Zoom ve benzeri farklı araçlar girdi. Cep telefonları ise her zaman bu süreçte vardı ve yine aktif kullanılmaya devam edilecektir.
Koçlar olarak her zaman uzaktan koçluğun potansiyeline ve gücüne inanırdık. Ancak hiçbir zaman bir anda bu kadar gündeme gelebileceğini, bu kadar hızlı biçimde herkese her yerden kolayca ulaşabileceğimizi düşünmemiştik.
Hızlı değişen ve daha da hızlı adapte olmayı gerektiren dünyamızda uzaktan koçluk sizlere nasıl değer katar kısmını paylaşmak istiyoruz.
NELER AYNI, NELER FARKLI?
Özünde koçluk hizmeti, ister müşterimizle fiziksel olarak bir arada olalım ister uzaktan koçluk görüşmesi yapalım, hiçbir farklılık içermez. Buna karşılık, hem koçun hem de müşterinin uzaktan yapılacak görüşmelere bakış açısı ve yerleşik inançları birlikte nasıl çalışıldığını etkileyebilir.
Zihnimiz, hem koç hem de müşteri açısından, en temel bariyerlerimizdir. Bu bariyerleri aştığımız zaman işin özünü yakalayabilir ve bir fark olmaksızın süreci birlikte sağlık bir şekilde yürütebiliriz.
Yüz yüze ve fiziksel olarak bir arada yapılan koçlukla uzaktan koçluk arasında bazı benzerlikler ve farklılıklar vardır. Bunları ayrı ayrı aşağıda ele alıyoruz.
1. GÖRÜŞME ORTAMINIZI HAZIRLAYIN.
Fiziksel buluşmada da dijital ortamda da görüşme ortamı önemlidir. Rahat ve serbest olup dikkat dağıtan dış etkenlerden uzak kalmanız gerekir. Koç da müşteri de kendi tarafında aynı rahatlığa sahip olmalıdır.
Evde bölünmeden, rahat olarak konuşabileceğiniz ortamlarınız olabilir. Ama örneğin eşiniz evden çalışıyorsa veya çocuğunuz varsa onların sizi rahatsız etmeyeceği bir oda ayarlamanız yerinde olur.
İnternete bağlanarak görüşecekseniz bağlantınızı yeterli kalitede olmasına özen gösterin. Telefonla görüşecekseniz hattın düzgün çektiği ve kesilmediği bir yerde olmaya çalışın.
İşyerinde görüşecekseniz bunu yine özel bir odada yapmanız gerekir ki başka kişiler görüşmeyi duymasın veya görüşme sırasında başka kişilerden veya olaylardan etkilenmeyin.
Dışarıdaysanız dış seslerin veya olayların görüşmeyi bölmemesi ya da etkilememesine dikkat edin.
2. GÖRÜŞME ZAMANINI BELİRLEYİN.
Koçluk görüşmesi yapacağınız zaman tamamen bu işe özel ayrılmış bir zaman dilimi olmalıdır. Koç ve müşteri ortaklaşa planladıkları randevuya tam zamanında katılarak mutlaka uymalıdır.
Görüşme zamanları günün yorgun argın vaziyette, enerjinizin düşük olduğu bir durumdayken denk gelecek şekilde seçilmemelidir. Aksine her iki tarafın da enerjisinin yüksek olacağı bir zaman dilimi olmalıdır.
3. KENDİNİZİ HAZIRLAYIN.
Koçluk görüşmesi öncesinde her iki taraf da dijital uygulamanın hazır ve çalışır olduğunu, telefonunun şarjı yeterli seviyede, düzgün çeker halde olduğunu, kâğıt kalemini, bilgisayarda not alacaksa ilgili uygulamayı, gerekli boş veya doldurulmuş koçluk araçlarını hazır etmelidir.
Zoom veya Skype gibi bir uygulama kullanılacaksa kameranın çalıştığından, mikrofonun düzgün ve kaliteli ses gönderdiğinden, kulaklık veya hoparlörlerin sesi düzgün aldığından emin olmak gerekir. Hoparlör üzerinden karşı tarafın sesini almak etrafta bunu duyacak kişiler olması halinde gizlilik açısından sıkıntı yaratabileceğinden dikkatli olunmalıdır.
Mümkünse görüşmenin hemen öncesinde biten veya biter bitmez başlayacak toplantılarınız, farklı görüşmeleriniz olmamalıdır. Öncesinde hazırlanmak için, sonrasında ise görüşmeden elde ettiklerinizi değerlendirecek zamana ihtiyaç olacaktır.
Koç olarak eğer müşteriniz bir uygulamayı ilk defa kullanacaksa önce onu bu konuda hazır hale getirmelisiniz. Alternatifi ise her iki tarafın aşina olduğu bir uygulama seçmek olabilir.
4. OLASI ZORLUKLAR İÇİN PLAN YAPIN.
Görüşme sırasında farklı sıkıntılarla karşılaşabilirsiniz. Bunlar için önceden hazırlık yapmanız gerekir.
- Telefonun Kesilmesi: Telefonla görüşüyorsanız telefonun çekmediği bir durumda görüşmeniz yarıda kesilebilir. Bu durumda ne yapacağınızı önceden belirlemelisiniz. Örneğin, varsa sabit telefon ya da başka bir hatta geçmek veya çeken bir yere geçip oradan görüşmeye devam etmek gibi…
- İnternet Bağlantısının Kesilmesi: Kimi durumlarda internet hattınız farklı nedenlerle kesilebilir. Böyle bir durumda muhtemelen görüşmeyi telefonla sürdürmeniz veya ertelemeniz gerekecektir.
- Zayıf İnternet Bağlantısı: Görüşme sırasında zayıf bağlantı nedeniyle ses ve görüntü yeterli kalitede karşı tarafa ulaşmayabilir. Karşınızdaki kişi dediğinizi duyamazsa süreç yanlış bir yere doğru gidebilir. Duyulduğunuzdan emin olmalı, gerekirse bazı konuları baştan ele almalısınız.
- Dış Etkenler: Görüşme sırasında dışarıdan gelen ve kontrol edemediğiniz gürültüler olabilir. Gürültülerin olduğu tarafın konuşmadığı sırada mikrofonunu sessize alması en doğru yöntemdir. Yine de bu gürültüler görüşmeyi sürdürülemeyecek seviyeye getirirse karşılıklı mutabık kalınarak erteleme yolu seçilmesi gerekebilir.
- Aile Üyeleri veya Evcil Hayvanlar: Görüşme sırasında evde birilerinin veya belki kediniz, köpeğiniz gibi bir evcil hayvanınızın olması muhtemeldir. Görüşmeyi bölmeleri halinde enerjiniz etkilenir ve odağınız kaybolabilir. Öncelikle bölünmemek için önlemleri baştan almaya çalışın. İstenmeyen bir bölünme olması halinde ise bunu hızlıca sonlandırıp tekrar akışa dönün.
- Gelen Telefonlar: Görüşmeyi telefonda yapmıyorsanız görüşme sırasında telefonunuzu sessize almanız gerekir. Titreşimde olması bile odağınızı ona vermenize ve dikkatinizi dağılmasına neden olabilir. Telefonda görüşüyorsanız arka plandan gelen aramaları (gerçekten hayati bir durum yoksa) dikkate almayın.
- Çalan Kapı Zili: Evdeyken tam da görüşme sırasında kapı çalabilir. Evde birisi varsa, mümkünse onlar kapıya baksın ve siz bölünmeyin. Eğer tekseniz siparişlerinizi görüşmeye denk gelmeyecek şekilde planlayın. Yine de bakmak zorunda kalırsanız hızlıca işi çözün, kaldığınız yerden görüşme akışına dönün.
5. ANDA KALIN.
Fiziksel olarak bir arada olmadan, hele ki evden koçluk yapmak ve koçluk almak sizi fazla gevşemiş bir hale sokabilir. Öyle bir haldeyken andan ve seanstan uzaklaşabilirsiniz. Rahatlığınızdan uzaklaşmasanız bile konsantrasyonunuzu düşürmeyecek ve anda kalacak bir ortam içinde olmanız önemlidir.
Seansa başlamadan önce kısa bir hazırlık yapmanız, hem zihinsel hem de fiziksel olarak seansa odaklanmanız sizi akışa doğru hazırlayacaktır.
İsterseniz odaklanmanıza yarayacak nefes, enerji veya benzeri bir egzersiz de yapabilirsiniz.
6. DOĞRU ORTAMI OLUŞTURUN.
Seansa girmeden hemen önce farklı bir görüşmeden veya toplantıdan çıkmış olabilirsiniz.
Koç olarak kafanızdakileri bir kenara bırakıp düşüncelerinizden arınmış bir şekilde görüşmeye girmeniz gerekir. Mümkünse seanslar arasında en az yarım saat dinlenme ve hazırlanma aranız olmalıdır.
Müşteri olarak da benzer şekilde ön hazırlığınızı yapmanız ve seansa hazır olmalısınız. Seansa gelmeden gerekli ön çalışmaları tamamlayıp, koçunuzun karşısına öyle çıkmalısınız.
Seansta ele alınmayacak günlük konularınızı en fazla başta çok kısa bir ısınma sohbetinin dışına taşırmayın. Aksi halde o konular seansınızın önüne geçebilir, zaman ve konsantrasyon kaybına yol açabilir.
7. ANLAŞMA
Koçluk anlaşması tüm koçluk süreçlerinde olmazsa olmaz bir adımdır. Anlaşmayı yaparken elbette içinde hemen her şey (gizlilik, süre, birlikte nasıl çalışacağınız, vb.) yer alacaktır. Ancak uzaktan çalışma gündeme geldiğinden bununla ilgili maddeler de anlaşma içinde yer almalıdır.
- Beklenmeyen durumları nasıl yöneteceksiniz?
Telefonun çekmemesi, internet bağlantısının kesilmesi ve benzeri zorluklara anlaşmada değinilmelidir.
- Üzerinde çalışılacak dosyaları nasıl birlikte kullanacaksınız?
Değerler listesi, yaşam çarkı veya başka herhangi bir araca ait dosyayı karşılıklı olarak nasıl paylaşacağınız ve aranızda nasıl ileteceğinizin yöntemleri (mail, whatsapp, drive, …) anlaşmada yer almalıdır.
- Fiziksel olarak gerçekleşen koçluklarda kullanılan bazı yaratıcı teknikleri uzaktan nasıl uygulayacaksınız?
Koç, fiziksel olarak bir arada olduklarında, müşterisinin ayağa kalmasını, oda içinde yer değiştirmesini veya birlikte hareket ederek yapacakları bir aktiviteyi kolayca görebilir ve yönetebilir. Buna karşılık, seans uzaktan yapıldığında bu tip araçların kullanılıp kullanılmayacağı veya kabaca nasıl ele alınacağı, tek tek detaylarıyla olmasa bile, anlaşmada belirtilmelidir.
8. UZAKTAN ÇALIŞMADA DÜRÜST OLUN.
İlişkinizde dürüst olun. Uzaktan çalışma konusunda koç olarak sahip olduğunuz gerginliğiniz müşterinize de yansır. Müşteri olarak bir gerginliğiniz varsa bu durum gelişiminize olumsuz etki eder. Bu konudaki görüşlerinizi ve varsa sıkıntılarınızı açık açık ortaya koymaktan çekinmeyin.
Karşılıklı güven bu durumda en doğrusudur. Gerçek uyumu birlikte çalıştıkça zaman içinde yakalayacaksınız. Önerimiz akışta kalmanızdır. Koç olarak yolları ve modelleri biliyorsunuz. Müşteri olarak da açık olmaya çalışın, kendinizi koçunuza ve akışa bırakın. Zaman içinde kendinize olan güveniniz artacaktır.
9. SÜRECE GÜVENİN.
Sürece güvenmeyi unutmayın. Dönüşümsel koçluk süreci koç ve müşteri arasındaki ilişkinin gücü ve dürüstlüğü üzerine inşa edilmiştir.
Koçunuza/müşterinize tüm dikkatinizi verin. Onu, sanki yüz yüze ve fiziksel olarak bir aradaymış gibi, tüm duyularınızla dinleyin. Süreç sizlerindir. Eğer seansta sürecin akışında kaybolursanız veya süreçten koparsanız sadece başa dönüp süreci tekrarlayın.
10. KENDİNİZE GÜVENİN.
Koç olarak tüm varlığınızla orada olun. Gücünüze, yeteneklerinize ve karşınızdaki kişinin öğrenme ve gelişmesini destekleme niyetinize güvenin.
Müşteri olarak bir yandan koçunuzun sorularına ve kendi iç dünyanıza odaklanırken hem ona hem de kendi içgüdülerinize güvenin. Kendinizi akışa bırakın.
11. ENERJİNİZİN FARKINDA OLUN.
Uzaktan çalışırken enerjinizin durumunu farklı şekillerde deneyimleyebilirsiniz. Bilgisayar başında veya telefonda olmak fiziksel olarak bir arada çalışmaktan farklı durumlar yaratabilir.
Görüşme sırasında enerjinizin düştüğünü hissederseniz veya bir şeye (örneğin kalkıp oturmak, tuvalete gitmek, su içmek) ihtiyaç duyarsanız tıpkı fiziksel görüşmelerde olduğu gibi bunu karşınızdaki kişiyle paylaşmaktan çekinmeyin. Sadece bunu mümkün olduğunca akışı kesmeyecek uygun bir noktada yapmaya çalışın.
Gerçekten gereken ihtiyaç molalarında enerjinizi yükseltmeniz, daha rahat bir duruma geçmeniz beklenir. Ancak o molada hızlıca mailinizi kontrol etmeniz veya birileri ile mesajlaşmanız enerjinizi yükseltmekten çok sizi akıştan uzaklaştırır. Kesinlikle bunu yapmayın.
12. KAPANIŞI DOĞRU YAPIN.
Seans sonunda o seansa dair bir değerlendirme yapmak ve istenilen sonucun alınıp alınmadığını teyit etmek gerekir. Her zaman kesin ve net bir sonuç alınamayabilir ama en azından doğru yolda ilerlediğinizi bilmek de önemlidir.
- Koç olarak müşterinize onun beklentilerine uygun hizmet verebildiniz mi?
- Müşteri olarak o seanstan sizi tatmin edecek sonuçlarla ayrılıyor musunuz?
- Yapılması gereken ödevler/görevler varsa içeriği ve zamanı konusunda karşılıklı mutabık mısınız?
Bu sorular seans sonu değerlendirmesi için örnek birkaç sorudan bazılarıdır.
Seansı kapatırken bir sonraki seansı ne zaman yapacağınızın planını da yapmalısınız. Eğer plan yapmıyorsanız veya yapamıyorsanız ortada bir yanlışlık var demektir. Bunu birlikte ayrıca ele almalısınız. Elbette planlar değişebilir ama bu sık olmamalıdır. Hele ki koç, hastalık, ölüm veya benzeri ciddi sebepler olmadıkça planladığı takvimle ilgili hiç değişiklik yapmamalıdır.
SONUÇ:
Koçluk ciddi bir çalışmadır. “Denk gelirse yaparız” veya “o anı zamanı gelince düşünürüz” diyerek konuya yaklaşmak katkı sağlamaz, hatta her iki tarafa zarar bile verebilir.
Koçluk, ister yüz yüze olsun ister uzaktan yapılsın, doğru ele alındığı sürece, gelişiminize gerçek bir katkı sağlar.
Uzaktan Koçluk’ta başarılı bir seans için uzaktan görüşmelerinize katkı sağlayacak 12 anahtar ipucunu yazımızda paylaştık.
İster koç olarak ister müşteri olarak bir uzaktan koçluk seansının doğru ve etkili olması için neler yapabileceğinize yönelik önerilerimiz umuyoruz ki sizlere fikir verir ve kolaylık sağlar.
Eğer uzaktan koçluk deneyiminiz yoksa lütfen önyargısız olarak deneyimleyin. Göreceksiniz ki yüz yüze koçluk kadar etkili olacaktır.
Koçlukla kalın.
Uzaktan Koçluk
Herkes İçin Her Yerden Koçluk!