Kurumsal koçluk görüşmesi akışı ihtiyacı belirlenmesi ile başlar. İhtiyaç, çalışan (koçluk alan birey) ile İK ve belki bölüm yöneticileri (kurum/firma) tarafından ortaklaşa belirlenir. Çalışanın hangi konularda ne seviyeye geleceği ve gelişimi konusunda mutabık kalınır. Çalışan bu mutabakat üzerinden koçluk alır.
Koç Seçimi:
Koçları İK bölümü seçer. Bu seçim genellikle dışarıdan alınan bir hizmet şeklinde gerçekleşir. Hizmeti alırken bir ihale yapabilir veya koçlara davet gönderebilir. Firmanın kriterlerini yerine getiren koçlarla anlaşarak bir koç havuzu oluşturur. Çalışanları bu havuza yönlendirir. Birden fazla koç olması ihtiyacı koçla çalışan arasında uyum (kimya) görüşmesinde çıkabilecek potansiyel sorunları aşıp çalışana uygun koç seçebilme fırsatını sunmak içindir.
Koçluk açısından anlaşmanın bir kısmı firma ile koç arasında yapılır. Bu anlaşma verilecek hizmetin kapsamını, süresini, miktarını, bütçesini, şartları belirler. Anlaşma yazılı olarak yapılır.
Eşleşme:
Çalışan koç havuzuna yönlendirildiğinde kendisine uyan bir koçu seçer. Uyum teyidi çalışan ile koç arasındadır. İlk tanışma görüşmelerinin ardından çalışan kendisine uyan bir koç ile eşleşir. Görüşmeler bu eşleşme teyidinden sonra başlar.
Görüşmeler:
Açılış görüşmesi çalışan, koç ve İK personelinin, hatta belki bölüm yöneticisinin de olduğu bir ön görüşme ile olur. Sonra İK personeli ve katıldıysa bölüm yöneticisi ayrılır. Devamı sadece koç ve çalışan arasında gerçekleşir. Takip eden görüşmelerde sadece çalışan ve koç olur.
Görüşme sayısı birçok durumda İK tarafından bütçe kapsamında önceden belirlenir. Çalışan normalde bu sayı kadar koçluk alır. Ama ihtiyaç ve gelişime bağlı olarak bu sayının arttırılması da sıklıkla görülen bir durumdur.
Klasik anlamda koçluk anlaşması koç ile çalışan arasında yapılır. Ancak kurumsal koçlukta taraflara İK da eklenebilir. Anlaşma yazılı olarak yapılır.
Görüşme Ortamı ve Zamanı:
Görüşmeler her ne kadar firma tarafından sağlanıyor olsa da çalışanın mesaisi sırasında işle birlikte aynı ayna gerçekleşemez. Mutlaka tüm görüşme zamanları önceden planlanmalıdır. İster mesai saati içerisinde isterse mesai saatinin sonunda yapılsın, kesinlikle dikkat dağılmayacak, görüşmeler bölünmeyecek, tamamen dışarıya kapalı ayrı bir ortamda gerçekleşmelidir. Hem koç hem de çalışan açısından zamanının belirlenmiş olması odaklanma açısından da önemlidir. Her iki taraf da belirlenen takvime uymakla yükümlüdür.
İçerik ve Gizlilik:
Görüşme içerikleri önceden üzerinde mutabık kalınmış olan belirlenmiş konulara yönelik olarak planlanır. Bu nedenle çoğu zaman önceden yapılandırılmış bir koçluk söz konusudur. Kimi zaman çıkar çatışması yaratmayan durumlarda çalışanın işle bağlantılı kendi gündemi de koçluk konusu olarak görüşmelere dâhil olabilir. Ancak içerikte ne görüşülürse görüşülsün, detayları sadece koç ve çalışan arasında kalır. Koç çalışandan izinsiz olarak hiçbir içeriği firma ile paylaşmaz.
Çıkar Çatışması:
Firmalar çalışanlarına koçluk aldırırken en büyük sorun çalışanın bireysel beklentileri ile firmanın beklentilerinin kimi zaman birbirine ters düşmesidir. Çalışan kendi beklentilerinin gerçekleşmesi yönünde bir içerik odaklı olabilirken firma kendi hedeflerine yönelik bir içerikte odaklanılmasını bekler. İkisi farklılık gösterdiği anda koç doğal bir ikilemde hissedebilir. Ancak koçun buradaki asıl müşterisi firma olduğundan odaklanacağı konu da birinci derecede firmanın beklentileridir. Eğer bir uyumsuzluk veya sorun varsa koçun ikinci müşterisi olan çalışanla mutabık kalarak süreci yarıda kesmesi ve devam etmemesi gerekir.
Değerlendirme ve Raporlama:
Kurumsal koçluk görüşmesi akışı içerisinde firma doğal olarak koçluk alan çalışanının gelişimini takip etmek ister. Neler görüşüldüğünü, süreçte çalışanın nasıl geliştiğini, belirlenen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını bilmek ister. Yine de gizlilik sebebiyle koç doğrudan bunları İK veya bölüm yöneticileriyle paylaşmaz. Paylaşacağı içerik konusunda çalışan ile mutabık kalarak birlikte bir rapor hazırlarlar. Çoğu zaman rapor formatını İK önceden belirlemiştir.
Değerlendirmeler belirli sayıda koçluk görüşmesinden sonra veya belirli sürelerin (örneğin her 3 ay) sonunda yapılabilir. Değerlendirme toplantısı yine hep birlikte gerçekleşebilir.
Kurumsal Koçluk Görüşmesi Akışı Kapanışı:
Belirlenen koçluk sayısının tamamlanması, gelişimin veya hedeflere ulaşmanın istenen seviyeye gelmesi, çeşitli nedenlerle koçluğun devam edememesi gibi farklı nedenlerle akış sona erebilir. Hangi nedenle olursa olsun son toplantı hep birlikte gerçekleştirilir. Başlangıç ve bitiş arasındaki bütünsel durum, kapanış nedenleri, beğeni ve eleştiriler, daha ne varsa hepsi bu toplantıda konuşulur. Rapor olarak yazılı hale getirilir.
Koçun Sorumlulukları:
Koç bu süreçte öncelikle ve birinci derecede firmaya karşı sorumludur. Süreçte çalışan ve firma hedefleri arasındaki her türlü çıkar çatışması durumunda firmanın beklentilerini ön planda tutacak şekilde davranmak zorundadır. Etik ve mesleki gereksinimler nedeniyle gizliliğe uymak zorundadır ancak çıkar çatışmalarını da firmaya raporlama yükümlüğü vardır.
Koç ve çalışan ortak bir görüşme takvimi çıkartırlar. Koç bu takvimdeki tarihe ve saate uymakla da yükümlüdür.
Koç eğer iç koç ise zaten aydan aya maaşını alır. Dış koç ise gerçekleşen görüşmeler üzerinden aylık firmadan ödemelerini alır.